¿Está buscando formas de promocionar su negocio durante el otoño? Organizar eventos es una de las mejores maneras de hacer que la gente pase por tu puerta. Y puede ser una gran fuente de ingresos para tu negocio si te tomas el tiempo necesario para planificarlo, ponerlo todo en marcha y organizar una buena fiesta.
El otoño es la época del año de mayor actividad para los locales de ocio y las discotecas, lo que significa que es el momento más difícil del año para atraer a la gente. Pero con un poco de planificación, una de las mejores formas de atraer a nuevos clientes y aumentar los ingresos es organizar eventos.
Aquí hay un plan de 5 pasos para prepararlo para el éxito cuando organice un evento para que no termine debiendo más de lo que gana
Planifica tu evento
La planificación es el aspecto más importante a la hora de organizar un evento, y es una de las áreas más olvidadas por los organizadores. La planificación implica averiguar qué se quiere conseguir con el evento y planificar en consecuencia para lograrlo. Esto puede ayudar a evitar situaciones como el gasto excesivo, la falta de entrega o la mala calidad de los oradores.
El paso más importante a la hora de planificar cualquier evento es definir el objetivo del mismo. Una vez que lo tengas claro, es el momento de dar el siguiente paso: elegir una fecha y una hora. Ahora puedes empezar a calcular el tamaño de tu evento, calculando el número de invitados que crees que asistirán; qué tipo de opciones de comida o bebida quieres incluir; y cualquier otro aspecto que tenga sentido para tu evento.
¿Cuál es tu objetivo?
¿Cuál es su presupuesto y cuánto puede gastar en cada área del evento?
¿Quién es tu audiencia y qué les interesa?
¿Será este un evento relacionado con un día festivo o una época del año? Podría ser una gran oportunidad para tener un tema completo.
¿Cómo hará correr la voz acerca de este evento?
Una vez que se responde a estas grandes preguntas, todo lo demás empieza a encajar. El flujo del negocio, el talento, las bebidas… todo empieza a tener sentido. Sabes exactamente cuántos promotores necesitas, de qué personal eres responsable, cuánto dinero puedes gastar en talento y qué tipo de talento necesitas contratar. La lista continúa.
Contrata al talento adecuado
Es el tipo de cosas por las que la mayoría de las empresas pasan de largo. Pero tienes que asegurarte de contratar al talento adecuado. ¿Sus invitados prefieren un DJ titular o un grupo local? ¿Qué tipo de equipo de iluminación y sonido necesitas para mejorar la experiencia de tus invitados? Al fin y al cabo, la gente para la que organizas el evento debe definir el camino del mismo. Conoce lo que quiere tu público y lo que pagará por asistir. Y, por encima de todo, manténgase dentro del presupuesto que asignó en el paso 1 para maximizar sus beneficios y alcanzar su objetivo (o al menos acercarse).
El talento puede atraer a tus invitados, pero tienes que asegurarte de que el talento está a la altura de su experiencia en el evento. ¿Sus invitados prefieren a los DJs de cabecera o a las bandas locales? ¿Qué tipo de equipo de iluminación y sonido necesitas para mejorar la experiencia de tus invitados? Al fin y al cabo, cada invitado debe definir el camino de un evento en función de sus preferencias. Conozca lo que su público quiere y lo que pagará por asistir. Y, por encima de todo, manténgase dentro del presupuesto que asignó en el paso 1 para maximizar sus beneficios y lograr su objetivo.
Generar ingresos, incluso antes del día del evento
Como productor de eventos, quieres maximizar la venta de entradas y los ingresos consiguiendo que más gente se suba a una sola plataforma. Hay sistemas disponibles para crear y gestionar una página de eventos en línea, publicar la página para que los consumidores compren las entradas, hacer que la página se integre con una aplicación móvil para que los promotores vendan las entradas directamente desde sus dispositivos y hacer un seguimiento de los resultados. Este tipo de sistema sincroniza todos los promotores y los esfuerzos de marketing para maximizar los ingresos.
Sea un buen anfitrión de la fiesta
Durante toda la velada de su evento, manténgase al tanto de la situación estando siempre atento a los pequeños detalles. Acuérdate de tus VIPs y asegúrate de que son tratados como la realeza. Agradézcales una y otra vez, ya sea a través del servicio o con un simple “hola”. Demuéstreles lo mucho que le importan y será más probable que sigan comprándole y que inviten a sus amigos.
Analizar los resultados para prepararse mejor para el próximo evento
Es necesario conocer las cifras. Es la única manera de saber si tu evento ha sido un éxito o si hay formas de mejorarlo la próxima vez. Vēmos hace que sea fácil ver quién viene a tus eventos, de dónde vienen, qué compraron y qué gastaron. Sabrás si tus campañas de marketing han atraído a la gente a través de la precompra de entradas, cuándo las ventas empiezan a subir y cuándo necesitas tener más camareros de guardia.
La principal forma de garantizar el éxito de un evento es analizar los datos. Vēmos combina todos los datos de ventas de tu local en un solo lugar, para que puedas saber fácilmente qué atrajo a la gente a comprar entradas, cuándo empezaron a subir las ventas, a qué hora se registró la gente y cuánto gastaron en el bar. Cuanto mejor conozcas quiénes son tus vendedores y qué han comprado, más podrás optimizar tu próximo evento.